La gestion des archives en entreprise
En plus d’être une contrainte légale, l’archivage est nécessaire à une entreprise : « Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. » (Direction de l’information légale et administrative)
Une bonne gestion des archives permet une bonne gestion des enjeux économiques, juridiques et de sécurité. Archiver ses documents (documents administratifs, commerciaux, financiers) nécessite une procédure stricte et méthodique, mais aussi des espaces de stockage ! Pouvoir retrouver rapidement des documents est un véritable gain de temps pour l’entreprise.
Comment archiver ses documents grâce à Collectivité Service ?
L’archivage « physique » de documents avec Collectivité Service
- Avoir tous ses documents papiers triés et rangés dans des chemises, classeurs ou boîtes d’archivage. Cela permet une organisation quotidienne par dossiers, facilement accessibles et modulables.
- S’équiper en armoires et rayonnages. Idéal pour stocker vos chemises, classeurs et boîtes d’archives en grande quantité. Cela permet une organisation claire et accessible de vos documents en grande quantité.
L’archivage « numérique » de documents avec Collectivité Service
- S’équiper de clés USB et de disques durs externes. Cela permet du stockage temporaire et accessible, mais il ne faut pas oublier de penser à la sécurité et à la sauvegarde régulière de cette solution.
- Investir dans un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED). Chez Collectivité Service, nous vous proposons la solution OpenBee. Cela permet de numériser et de gérer vos documents de manière efficace. La GED facilite la recherche et le partage, tout en réduisant l’espace physique nécessaire.
Contactez nos équipes !
- Pour tout besoin de chemises, classeurs, boîtes d’archivage, nous vous invitons à contacter les équipes Papeterie et fournitures de bureaux de Collectivité Service. Aussi, vous pouvez directement faire votre choix sur https://collectiviteservice.hyperburo.com/
- Pour les armoires et solutions de rayonnage, nous vous invitons à contacter les équipes Mobilier de Collectivité Service.
- Pour la GED, nous vous invitions à contacter les équipes Machine de Collectivité Service.
Ils sauront répondre à toutes vos questions et vous proposer des solutions adaptées à votre besoin :
Les autres alternatives possibles avec Nubo Solutions, filiale de Collectivité Service
Nubo Solutions, expert en solutions informatiques est une filiale de Collectivité Service. En bref, Nubo Solutions vous accompagne dans tous vos besoins informatiques du plus simple au plus complexe en vous faisant bénéficier de son expertise. Notre équipe vous propose une gamme de prestations complète, de l’accompagnement projet jusqu’au support et la maintenance de vos équipements informatiques. Parmi les solutions proposées, il y a des applications de sauvegarde de fichiers en ligne et/ou sur votre serveur.
Pour en savoir plus, nous vous invitons à contacter l’équipe Nubo Solutions :
