Dématérialisation dans l’entreprise : C’est quoi au juste ?

Services Gestion Electronique Docs

La dématérialisation permet de produire directement un document au format numérique (à partir d’un système d’information) et de sécuriser vos données. 

Comment ?

En faisant appel à un logiciel GED (Gestion Electronique de Documents) bien sûr ! 

Cet outil vous permet de centraliser et de partager de façon simple et sécurisée l’ensemble de vos documents. 

En effet, l’archivage, la traçabilité des documents sécurisent l’information contre la perte, les accidents et les malveillances. Les données en transit ainsi que les fichiers et les dossiers sont cryptés. 

Collectivité Service vous accompagne dans la numérisation de vos processus métiers avec Open Bee, plateforme digitale spécialisée dans la dématérialisation. 

Elle utilise des outils et des fonctionnalités afin de gérer le cycle de vie d’un document numérisé, de la création à l’archivage, en passant par le stockage, la gestion de la sécurité des données et la recherche ainsi que l’échange d’informations. 

Son premier objectif doit être de favoriser une meilleure transmission des informations ainsi qu’un stockage plus sécurisé. 

> Lire l’article sur lemag-numerique.com 

Ainsi vous pourrez numériser vos relevés bancaires, vos factures, vos bulletins de salaires ou tout document administratif lié au cheminement métier (bons de livraisons, de commandes…). 

Les données numériques sont accessibles à partir d’un terminal quel que soit l’endroit où vous vous trouvez : l’accès aux données est contrôlé, tracé et donc mieux sécurisé. Dès lors que les documents sont dématérialisés et numérisés, les nouvelles tâches de gestion comme la gestion électronique de documents sont facilitées. 

La GED permet un gain de place, est plus économique (réductions des coûts), plus pratique (gain de temps, optimisation de la communication interne, amélioration du service client…) et plus écologique. 

La dématérialisation simplifie donc l’organisation des entreprises. 

Toujours pas convaincu ? 

La GED permet d’approuver tout document numérique grâce à la signature électronique. En effet, celle-ci permet de signer en quelques secondes et sans contact physique des documents essentiels au bon fonctionnement de votre entreprise tels que les contrats de travail, les factures, les bons de commandes… 

Elle garantit l’intégrité d’un document électronique et l’authentification de l’auteur. Elle a la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Elle se différencie de la signature écrite par le fait qu’elle n’est pas visuelle, elle représente une suite de caractères. 

Elle doit être authentique, infalsifiable, non réutilisable, inaltérable et irrévocable. 

Alors, ça vous tente ? 

Si vous n’êtes pas encore familier avec ces nouvelles formes de gestion, faites-vous conseiller par un spécialiste en la matière ! 

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