Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est une facture créée et reçue numériquement. Pour réaliser des factures électroniques il faut un système permettant la garantie d’authenticité de la facture mais également une bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu. Pour cela, il faut utiliser une signature électronique ou un échange de données informatisées ou une solution autre que la signature électronique ou bien sous format papier.
Vous pouvez transmettre les factures à destination de vos clients directement depuis votre progiciel de gestion commerciale. Pour les factures d’achats, vous bénéficiez de la reconnaissance des données pour récupérer les informations de factures et intégrer facilement vos écritures comptables dans votre progiciel.
Les mentions obligatoires pour les factures électroniques sont les mêmes que celles pour les factures papiers, c’est-à-dire l’identité de l’entreprise et du client, la date de la facture, le numéro, la quantité…
Les factures électroniques doivent être conservées informatiquement pendant 3 ans puis sur un autre support, 3 ans plus tard. Les factures signées électroniquement doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans. Et les factures transmises par échange de données informatisées doivent être conservées 6 ans également.
Au niveau de la comptabilité, les factures électroniques doivent être conservées 10 ans.
Ces pièces sont conservées dans un coffre-fort numérique certifié AFNOR.
Quels sont les avantages d’une facture électronique ?
Au niveau des ventes, elle permet de réduire le coût de la gestion des factures, de centraliser et échanger vos documents en sécurité sur un support virtuel (Cloud), d’automatiser la distribution des factures et de réaliser des relances clients automatiques. En ce qui concerne les achats, elle permet de réduire le délai de traitement des factures et le coût de gestion également. Elle permet de bénéficier de remises pour paiement anticipé et de gagner du temps.
Avec Open Bee, simplifiez le traitement de vos factures d’achat en automatisant les phases de saisie, de validation, d’archivage, d’intégration comptable et communiquez de manière simple et automatisée, vos factures de vente à vos clients en respectant la législation en vigueur.
