Digitaliser ses processus métiers
La Gestion Electronique de Documents appelée aussi GED est un outil permettant de centraliser et de partager de façon simple et sécurisée l’ensemble de vos documents grâce à la dématérialisation.
La dématérialisation permet de produire directement un document au format numérique (à partir d’un système d’information) et de sécuriser vos données.
En effet, l’archivage, la traçabilité des documents sécurisent l’information contre la perte, les accidents et les malveillances. Les données en transit ainsi que les fichiers et les dossiers sont cryptés.
Elle utilise des outils et des fonctionnalités afin de gérer le cycle de vie d’un document numérisé, de la création, à l’archivage, en passant par le stockage, l’indexation, la gestion de la sécurité des données et la recherche ainsi que l’échange d’informations.
Ainsi vous pourrez numériser vos relevés bancaires, vos factures, vos bulletins de salaires ou tout document administratif lié au cheminement métier (bons de livraisons, de commandes…).
Les données numériques sont accessibles à partir d’un terminal quel que soit l’endroit où vous vous trouvez : l’accès aux données est contrôlé, tracé et donc mieux sécurisé. Dès lors que les documents sont dématérialisés et numérisés, les nouvelles tâches de gestion comme la gestion électronique de documents sont facilitées. La GED favorise la gestion des flux des documents qui circulent au sein d’une entreprise mais également ceux qui entrent ou en sortent.
Que permet la GED ?
La GED permet un gain de place, est plus économique (réductions des coûts), plus pratique (gain de temps, optimisation de la communication interne, amélioration du service client…), plus écologique et plus sécurisé (partage sécurisé des informations, contrôle sur les documents circulants en interne, réduction du risque de perte d’un document).
La dématérialisation simplifie donc l’organisation des entreprises.
De plus, la GED permet d’approuver tout document numérique grâce à la signature électronique qui garantit l‘intégrité d’un document électronique et l’authentification de l’auteur. Elle doit être par ailleurs authentique, infalsifiable, non réutilisable, inaltérable et irrévocable.
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